Digital kørselsseddel til vognmænd

Kørselssedler er stadig en vigtig del af hverdagen i mange transportvirksomheder.

Problemet er sjældent selve kørselssedlen.

Problemet er alt det, der sker bagefter.

Papiret skal tilbage på kontoret. Oplysninger skal læses. Sedlen skal gemmes. Kørslen skal findes i systemet. Og til sidst skal kunden faktureres.

Med digitale kørselssedler kan en større del af processen samles omkring den enkelte transportopgave.

Hvad er en digital kørselsseddel?

En digital kørselsseddel er den elektroniske version af den traditionelle papirbaserede kørselsseddel.

I stedet for at oplysninger om kørslen kun eksisterer på et stykke papir, kan de registreres digitalt og knyttes direkte til transportopgaven.

Det gør det lettere at finde informationen igen efter turen.

Problemet med papirbaserede kørselssedler

Papir fungerer.

Men papir har nogle åbenlyse begrænsninger.

En kørselsseddel kan blive væk.

Den kan blive våd.

Håndskriften kan være vanskelig at læse.

Sedlen kan blive liggende i bilen.

Kontoret kan mangle den, når kunden skal faktureres.

Hvis virksomheden har flere chauffører og mange daglige ture, kan der hurtigt opstå en bunke sedler, der efterfølgende skal sorteres og registreres.

Fra kørt tur til dokumentation

Når en kørselsseddel er en del af transportstyringssystemet, kan dokumentationen knyttes direkte til den relevante tur.

Det gør det lettere at se:

Hvilken kunde turen tilhører.

Hvornår turen blev kørt.

Hvilken chauffør der kørte.

Hvilken bil der blev brugt.

Hvor turen gik fra og til.

Hvad der skal faktureres.

Eventuelle oplysninger fra chaufføren.

Dermed ligger dokumentationen sammen med resten af informationen omkring kørslen.

Hurtigere vej til fakturering

Et af de mest praktiske formål med digitale kørselssedler er at gøre vejen fra udført transport til faktura kortere.

Hvis alle nødvendige oplysninger allerede ligger på transportopgaven, behøver kontoret ikke først finde den fysiske kørselsseddel.

Det kan være særligt relevant for virksomheder, der kører mange mindre opgaver i løbet af en arbejdsdag.

Jo flere ture der køres, desto mere administration kan der potentielt spares.

Digitale kørselssedler og mindre vognmænd

Digitalisering behøver ikke kun være relevant for store transportvirksomheder.

Tværtimod kan tidsbesparelsen være mindst lige så værdifuld for en mindre virksomhed.

Hvis ejeren både står for salg, planlægning, kundekontakt og fakturering, er tiden brugt på administration tid, der ikke bruges på kunder eller kørsel.

Et enkelt digitalt system kan derfor være mere relevant end et stort og kompliceret logistiksystem.

Samlet dokumentation

En anden fordel ved digital håndtering er, at dokumentationen bliver lettere at finde igen.

Hvis en kunde senere spørger til en bestemt transport, kan virksomheden finde turen og de relevante oplysninger uden først at lede efter den fysiske kørselsseddel.

Det kan samtidig skabe et bedre internt overblik over tidligere ture.

Digital kørselsseddel i Boxboxbox

Boxboxbox samler transportopgaven fra planlægning til fakturering.

Når en tur er oprettet, kan oplysninger om kunden, kørslen, bilen og chaufføren følge opgaven gennem systemet.

Når turen er afsluttet, ligger informationen samlet og kan bruges videre i virksomhedens administration og fakturering.

Målet er enkelt:

Ingen våde sedler.

Intet der bliver væk.

Dokumentation samlet ét sted.

Klar til fakturering, når turen er kørt.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en kørselsseddel?

En kørselsseddel dokumenterer oplysninger om en transportopgave. Det kan blandt andet være kunde, chauffør, bil, dato, afhentning, levering og oplysninger om den udførte kørsel.

Hvad er forskellen på en almindelig og en digital kørselsseddel?

En almindelig kørselsseddel udfyldes typisk på papir. En digital kørselsseddel registreres elektronisk og kan knyttes direkte til transportopgaven.

Hvorfor bruge digitale kørselssedler?

Digitale kørselssedler gør det lettere at samle, finde og bruge dokumentation fra udførte ture.

Kan digitale kørselssedler gøre fakturering lettere?

Ja. Hvis turens oplysninger allerede findes digitalt, kan de bruges videre, når den udførte transport skal faktureres.

Er digitale kørselssedler kun til store transportfirmaer?

Nej. Digitale kørselssedler kan også bruges af mindre vognmænd, kurervirksomheder og andre virksomheder med egne chauffører og transportopgaver.