Sådan digitaliserer du en mindre vognmandsforretning

Digitalisering behøver ikke betyde store IT-projekter.

For en mindre vognmand handler det ofte om noget langt mere praktisk.

Mindre papir.

Færre regneark.

Mindre dobbeltindtastning.

Bedre overblik over dagens ture.

Og en kortere vej fra udført kørsel til faktura.

Start med de største tidsrøvere

Det er ikke nødvendigt at digitalisere alt på én gang.

Start med at se på de opgaver, der tager mest tid.

Det kan eksempelvis være:

Oprettelse af ture.

Planlægning.

Beskeder til chauffører.

Kørselssedler.

Dokumentation.

Fakturering.

Hvis de samme oplysninger bliver skrevet flere steder, er det et oplagt sted at begynde.

Saml transportopgaverne

Mange mindre virksomheder arbejder med en kombination af telefon, mail, kalender, Excel og papir.

Hvert værktøj kan fungere fint.

Problemet opstår, når oplysninger om samme tur ligger fem forskellige steder.

Et transportstyringssystem kan samle opgaven ét sted.

Digital transportplanlægning

Når alle ture ligger samlet, bliver det lettere at se dagens plan.

Det giver bedre overblik over:

Chauffører.

Biler.

Afhentninger.

Leveringer.

Tidspunkter.

Kunder.

Digital kommunikation med chauffører

Chauffører har brug for klare oplysninger.

Hvis turinformation kan sendes digitalt direkte fra systemet, bliver der mindre behov for manuelle beskeder og gentagne telefonopkald.

Digitale kørselssedler

Papirbaserede kørselssedler skaber ofte ekstra arbejde.

De skal afleveres.

Sorteres.

Gemmes.

Og ofte registreres igen.

Digital dokumentation gør det lettere at knytte oplysningerne direkte til den relevante tur.

Fra tur til faktura

En vigtig del af digitaliseringen er at undgå dobbeltarbejde.

Hvis kunde, pris og tur allerede er registreret, bør oplysningerne kunne bruges videre i faktureringen.

Det er her et samlet system giver mest værdi.

Start enkelt

Det er fristende at vælge det mest avancerede system.

Men mere avanceret er ikke nødvendigvis bedre.

Et mindre transportfirma bør vælge et system, der passer til den daglige drift.

Hvis systemet er for kompliceret, bliver det ikke brugt ordentligt.

Hvornår er tiden inde?

Nogle typiske tegn er:

Du bruger flere regneark.

Oplysninger ligger forskellige steder.

Chauffører mangler ofte information.

Kørselssedler bliver væk.

Du bruger tid på at finde oplysninger før fakturering.

Det er svært at se dagens samlede plan.

Hvis flere af disse ting sker jævnligt, er der sandsynligvis noget at hente ved digitalisering.

Boxboxbox og digitalisering

Boxboxbox er udviklet til mindre vognmænd og transportvirksomheder, der vil digitalisere den daglige drift uden at gøre den mere kompliceret.

Systemet samler blandt andet:

Transportplanlægning.

Chauffører.

Biler.

Dispatch-overblik.

Gentagne ture.

Kørselssedler.

Fakturering.

Målet er ikke digitalisering for digitaliseringens skyld.

Målet er en enklere arbejdsdag.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan digitaliserer man en vognmandsforretning?

Start med at samle ture, chauffører, biler, dokumentation og fakturering i færre systemer.

Skal hele virksomheden digitaliseres på én gang?

Nej. Det giver ofte bedre mening at starte med de arbejdsgange, der tager mest tid.

Er digitalisering kun relevant for store transportfirmaer?

Nej. Mindre virksomheder kan ofte få stor værdi ud af relativt simple digitale løsninger.

Kan Boxboxbox bruges til digitalisering?

Ja. Boxboxbox samler centrale dele af den daglige transportstyring i ét system.