Digitaler Frachtbrief, Bilder und Unterlagen, zusammengefasst im Transportauftrag
Papiere im Fahrerhaus, Fotos auf dem Handy des Fahrers und per E-Mail versandte Dokumente erschweren es schnell, die Unterlagen zu einem bestimmten Transport zu finden.
Ein Transportsystem kann die Unterlagen direkt während der Fahrt zusammenstellen.
In Boxboxbox können Fahrer und Büro die Transportunterlagen digital bearbeiten.
Die Unterlagen begleiten den Transport
Unterlagen sollten nicht getrennt vom eigentlichen Transportauftrag aufbewahrt werden.
Wenn die Unterlagen während der Fahrt gespeichert werden, lassen sie sich leichter wiederfinden.
Dies können beispielsweise digitale Frachtbriefe oder eCMR, Lieferunterlagen, Fotos, Kundendokumente und andere mit dem Transport verbundene Dateien sein.
Fotodokumentation bei der Lieferung
Es kann viele Situationen geben, in denen ein Foto die einfachste Form der Dokumentation darstellt.
Dies kann die Dokumentation einer Lieferung, der Ablage der Fracht oder anderer Umstände im Zusammenhang mit dem Transport sein.
Wenn das Bild direkt zusammen mit der Fahrt gespeichert wird, muss die Verwaltung nicht mehr nach Bildern im Handy des Fahrers oder in alten Nachrichten suchen.
Vom Fahrer zur Verwaltung
Die digitale Dokumentation erleichtert auch die Abwicklung nach den Fahrten.
Wenn die Dokumente der Verwaltung zur Verfügung stehen, kann der Transport schneller abgeschlossen und für die Rechnungsstellung vorbereitet werden.
Dies verringert die Abhängigkeit von Papier und manuellen Arbeitsabläufen.
Warum die digitale Archivierung wichtig ist
Es geht nicht nur darum, Papier zu sparen.
Digitale Archivierung bedeutet auch, dass die Unterlagen wieder auffindbar sind.
Wenn ein Kunde Monate später Fragen zu einem Transport stellt, lassen sich die Unterlagen zusammen mit der ursprünglichen Fahrt wiederfinden.
Für kleinere Transportunternehmen kann dies den Unterschied ausmachen zwischen dem sofortigen Zugriff auf die Unterlagen und dem mühsamen Durchsuchen von Ordnern, E-Mails und Telefonen.