Excel eller transportstyringssystem?

Excel er et godt værktøj.

Det er fleksibelt, billigt og de fleste kender det.

Derfor starter mange mindre vognmænd med at bruge Excel til kunder, ture, priser og andre oplysninger.

Det kan fungere rigtig godt.

Indtil det ikke gør længere.

Når virksomheden får flere ture, biler og chauffører, begynder transportplanlægningen ofte at sprede sig mellem Excel, kalender, telefon, SMS, mails og papir.

På det tidspunkt kan et transportstyringssystem blive relevant.

Hvornår er Excel nok?

Hvis virksomheden har få ture og få ændringer i løbet af dagen, kan Excel være en glimrende løsning.

Et regneark kan eksempelvis bruges til:

Kundelister.

Priser.

Planlagte ture.

Chauffører.

Biler.

Fakturagrundlag.

Faste kunder.

Fordelen er, at du selv bestemmer strukturen.

Der er ingen oplæring, hvis du allerede kender Excel.

Og der er ingen grund til at skifte system, bare fordi der findes mere avanceret software.

Hvornår begynder Excel at blive besværligt?

Problemet opstår typisk, når regnearket ikke længere er det eneste sted, hvor oplysningerne findes.

En ny tur kommer ind på telefonen.

Adressen ligger i en mail.

Chaufføren får oplysningerne på SMS.

Turen bliver skrevet ind i Excel.

Der sker en ændring.

Chaufføren får en ny besked.

Efter kørslen kommer en kørselsseddel tilbage på papir.

Til sidst skal oplysningerne findes frem igen til fakturering.

Hver enkelt handling er lille.

Men mange små handlinger bliver til meget administration.

Ét regneark bliver hurtigt til flere

En anden udfordring er, at Excel ofte vokser sammen med virksomheden.

Først er der ét ark.

Derefter kommer der et ark til kunder.

Et til ture.

Et til chauffører.

Et til biler.

Et til fakturering.

Måske har forskellige medarbejdere også egne kopier.

Så opstår spørgsmålet:

Hvilken version er den rigtige?

Et transportstyringssystem bruger i stedet de samme oplysninger på tværs af transportopgaven.

Hvad gør et transportstyringssystem anderledes?

Et transportstyringssystem er bygget specifikt til transport.

En tur er ikke bare en række i et regneark.

Den er en opgave med kunde, adresser, tidspunkt, chauffør, bil, pris og status.

Det gør det muligt at følge turen gennem hele forløbet.

Fra den bliver oprettet.

Til den bliver planlagt.

Til chaufføren kører den.

Til dokumentationen er samlet.

Til den er klar til fakturering.

Transportplanlægning

I Excel kan man sagtens lave et skema over dagens ture.

Men systemet ved ikke nødvendigvis, hvad oplysningerne betyder.

Et transportstyringssystem er bygget til at forstå sammenhængen mellem ture, biler og chauffører.

Det gør det lettere at se, hvad der allerede er planlagt.

Hvis en chauffør eller bil er knyttet til en bestemt opgave, ligger det sammen med turen.

Ændringer i løbet af dagen

Transport ændrer sig.

En kunde flytter et tidspunkt.

En chauffør bliver forsinket.

Der kommer en ekstra tur.

En bil kan ikke bruges.

I Excel betyder det ofte, at oplysninger skal rettes og derefter kommunikeres videre.

I et transportstyringssystem kan ændringer foretages direkte på transportopgaven.

Det gør det lettere at holde alle oplysninger samlet.

Kørselssedler og dokumentation

Excel løser ikke nødvendigvis problemet med dokumentationen efter kørslen.

Hvis chaufføren stadig afleverer papirbaserede kørselssedler, skal oplysningerne stadig findes frem og kobles til den rigtige tur.

Med digital håndtering kan dokumentationen knyttes direkte til transportopgaven.

Det mindsker behovet for at lede efter oplysninger bagefter.

Fra planlægning til faktura

Et af de steder, hvor et transportstyringssystem kan give mest mening, er overgangen fra udført tur til faktura.

Hvis kunden, turen og prisen allerede ligger i systemet, kan oplysningerne bruges videre.

I et regneark skal de ofte findes frem og indtastes igen.

Det er ikke nødvendigvis et stort problem ved fem ture.

Det bliver mere mærkbart ved 50 eller 500.

Hvornår bør du overveje at skifte?

Der findes ikke et bestemt antal biler eller ture, hvor Excel pludselig bliver forkert.

Men der er nogle tydelige tegn.

Du bruger tid på at indtaste de samme oplysninger flere steder.

Chaufførerne ringer ofte for at få adresser eller oplysninger.

Du har flere forskellige regneark.

Det er svært at se dagens samlede plan.

Kørselssedler bliver væk eller kommer sent tilbage.

Du skal lede efter oplysninger, før du kan fakturere.

Flere personer arbejder med de samme oplysninger.

Hvis flere af disse ting sker ofte, kan et transportstyringssystem være værd at overveje.

Skal Excel helt væk?

Ikke nødvendigvis.

Excel er stadig et stærkt værktøj til blandt andet beregninger, analyse og forskellige former for rapportering.

Spørgsmålet er ikke, om Excel er godt eller dårligt.

Spørgsmålet er, om det er det rigtige værktøj til virksomhedens daglige transportstyring.

En skruetrækker er også et godt værktøj.

Bare ikke til alle opgaver.

Boxboxbox som alternativ til Excel

Boxboxbox er udviklet til mindre vognmænd og transportvirksomheder, der ønsker et mere samlet overblik over den daglige drift.

I stedet for at opdele oplysninger mellem flere regneark, mails, telefonbeskeder og papirer samles transportopgaven i systemet.

Her kan virksomheden blandt andet arbejde med ture, chauffører, biler, gentagne ture, kørselssedler og fakturering.

Målet er ikke at gøre driften mere avanceret.

Målet er at fjerne noget af det manuelle arbejde omkring kørslen.

Ofte stillede spørgsmål

Kan Excel bruges til transportplanlægning?

Ja. Excel kan sagtens bruges til simpel transportplanlægning, især i virksomheder med få ture og få chauffører.

Hvornår giver et transportstyringssystem mere mening end Excel?

Det bliver ofte relevant, når oplysninger skal opdateres flere steder, når antallet af ture vokser, eller når flere chauffører og biler skal koordineres.

Skal jeg stoppe med at bruge Excel?

Ikke nødvendigvis. Excel kan stadig bruges til andre opgaver, selvom den daglige transportstyring flyttes til et transportstyringssystem.

Hvad er fordelen ved et transportstyringssystem?

Den største fordel er, at oplysninger om ture, chauffører, biler, dokumentation og fakturering kan hænge sammen i ét system.

Kan jeg prøve Boxboxbox uden at betale?

Boxboxbox har en gratis Basic-løsning, så mindre vognmænd kan komme i gang med de centrale funktioner uden et månedligt abonnement.