Fra kørt tur til faktura

En transportopgave er ikke færdig, bare fordi bilen er kommet frem.

Efter kørslen skal oplysningerne ofte kontrolleres, dokumentationen samles og kunden faktureres.

Det er her mange mindre transportvirksomheder bruger unødvendigt meget tid.

Hvis oplysningerne fra turen allerede ligger samlet ét sted, bliver vejen fra udført kørsel til faktura langt enklere.

Hvorfor tager faktureringen tid?

I mange mindre transportvirksomheder ligger oplysningerne forskellige steder.

Kunden ligger i mailsystemet.

Prisen står måske i et tilbud eller regneark.

Chaufføren har en kørselsseddel.

Turen står i kalenderen.

Og når fakturaen skal oprettes, skal oplysningerne findes frem igen.

Det skaber dobbeltarbejde.

Saml oplysningerne fra starten

En bedre arbejdsgang begynder allerede, når turen bliver oprettet.

Hvis kunden, prisen, adresserne, chaufføren og bilen allerede er registreret på transportopgaven, kan oplysningerne bruges hele vejen gennem processen.

Turen bliver oprettet.

Den bliver planlagt.

Chaufføren udfører kørslen.

Dokumentationen bliver samlet.

Og til sidst kan turen gøres klar til fakturering.

Digital dokumentation

Dokumentation er ofte det led, der forsinker faktureringen.

Hvis kørselssedler ligger på papir, skal de først tilbage til kontoret.

Hvis oplysningerne registreres digitalt, kan de knyttes direkte til turen.

Det gør det lettere at kontrollere, at opgaven er afsluttet og klar til videre behandling.

Fastpris og fakturering

Mange transportopgaver køres til en aftalt fastpris.

Hvis prisen allerede ligger på turen, er der mindre risiko for, at den skal findes frem igen bagefter.

Det gør især en forskel i virksomheder med mange daglige ture.

Gentagne kunder

Faste kunder betyder ofte mange gentagne fakturaer.

Hvis de samme oplysninger skal findes og indtastes igen hver gang, bliver administrationen hurtigt tung.

Et transportstyringssystem kan hjælpe med at genbruge de oplysninger, der allerede findes på opgaven.

Hvorfor er hurtigere fakturering vigtig?

Jo hurtigere en afsluttet tur bliver faktureret, desto hurtigere kan virksomheden få betaling.

Det handler derfor ikke kun om at spare tid på kontoret.

Det handler også om likviditet.

Hvis udførte ture ligger og venter på dokumentation eller manuel registrering, bliver faktureringen forsinket.

Boxboxbox fra tur til faktura

Boxboxbox samler transportopgaven fra planlægning til afslutning.

Når turen er oprettet med kunde, chauffør, bil og pris, kan oplysningerne følge opgaven gennem hele forløbet.

Når turen er kørt, kan dokumentationen bruges videre til faktureringen.

Målet er at reducere unødvendigt dobbeltarbejde.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan gør man transportfakturering lettere?

Ved at samle kunde, pris, tur og dokumentation i samme system fra starten.

Kan en kørt tur gøres klar til fakturering digitalt?

Ja. Hvis turens oplysninger og dokumentation ligger digitalt, bliver det lettere at afslutte og fakturere opgaven.

Hvorfor forsinkes fakturering ofte?

Det skyldes typisk, at oplysninger og dokumentation ligger forskellige steder og først skal findes frem efter kørslen.

Kan Boxboxbox bruges til fakturering?

Ja. Boxboxbox indeholder faktureringsfunktioner som en del af transportstyringen.