Von der durchgeführten Fahrt zur Rechnung

Ein Transportauftrag ist nicht abgeschlossen, nur weil das Fahrzeug am Ziel angekommen ist.

Nach der Fahrt müssen die Daten häufig überprüft, die Unterlagen zusammengestellt und dem Kunden eine Rechnung ausgestellt werden.

Genau hier verbringen viele kleinere Transportunternehmen unnötig viel Zeit.

Wenn die Daten der Fahrten bereits an einem Ort zusammengefasst sind, wird der Weg von der durchgeführten Fahrt bis zur Rechnung wesentlich einfacher.

Warum nimmt die Rechnungsstellung so viel Zeit in Anspruch?

In vielen kleineren Transportunternehmen sind die Daten an verschiedenen Orten gespeichert.

Die Kundendaten befinden sich im E-Mail-System.

Der Preis steht möglicherweise in einem Angebot oder einer Tabellenkalkulation.

Der Fahrer verfügt über einen Fahrschein.

Die Fahrt ist im Kalender vermerkt.

Und wenn die Rechnung erstellt werden soll, müssen die Informationen erneut zusammengetragen werden.

Das führt zu Doppelarbeit.

Sammeln Sie die Informationen von Anfang an

Ein besserer Arbeitsablauf beginnt bereits bei der Erstellung der Fahrten.

Wenn der Kunde, der Preis, die Adressen, der Fahrer und das Fahrzeug bereits im Transportauftrag erfasst sind, können die Informationen während des gesamten Prozesses genutzt werden.

Die Fahrten werden angelegt.

Sie werden geplant.

Der Fahrer führt die Fahrten durch.

Die Dokumentation wird zusammengestellt.

Und schließlich kann die Fahrten-Anmeldung für die Rechnungsstellung vorbereitet werden.

Digitale Dokumentation

Die Dokumentation ist oft der Schritt, der die Rechnungsstellung verzögert.

Wenn Fahrtenbücher in Papierform vorliegen, müssen sie zunächst ins Büro zurückgeschickt werden.

Werden die Daten digital erfasst, können sie direkt mit der Fahrt verknüpft werden.

Dies erleichtert die Überprüfung, ob der Auftrag abgeschlossen und zur weiteren Bearbeitung bereit ist.

Festpreis und Rechnungsstellung

Viele Transportaufträge werden zu einem vereinbarten Festpreis abgewickelt.

Wenn der Preis bereits in den Fahrten erfasst ist, besteht ein geringeres Risiko, dass er im Nachhinein erneut ermittelt werden muss.

Dies macht insbesondere in Unternehmen mit vielen täglichen Fahrten einen Unterschied.

Stammkunden

Stammkunden bedeuten oft viele wiederkehrende Rechnungen.

Wenn dieselben Informationen jedes Mal erneut gesucht und eingegeben werden müssen, wird der Verwaltungsaufwand schnell sehr hoch.

Ein Transportmanagementsystem kann dabei helfen, die bereits im Auftrag vorhandenen Informationen wiederzuverwenden.

Warum ist eine schnellere Rechnungsstellung wichtig?

Je schneller eine abgeschlossene Fahrt in Rechnung gestellt wird, desto schneller erhält das Unternehmen die Zahlung.

Es geht daher nicht nur darum, Zeit im Büro zu sparen.

Es geht auch um Liquidität.

Wenn durchgeführte Fahrten auf die Dokumentation oder manuelle Erfassung warten müssen, verzögert sich die Rechnungsstellung.

Boxboxbox – von der Fahrt zur Rechnung

Boxboxbox bündelt den Transportauftrag von der Planung bis zum Abschluss.

Sobald die Fahrten mit Kunde, Fahrer, Fahrzeug und Preis angelegt sind, begleiten diese Informationen den Auftrag während des gesamten Ablaufs.

Nach Abschluss der Fahrt können die Belege direkt für die Rechnungsstellung verwendet werden.

Das Ziel ist es, unnötige Doppelarbeit zu reduzieren.

Häufig gestellte Fragen

Wie lässt sich die Transportabrechnung vereinfachen?

Indem Sie Kunde, Preis, Fahrt und Dokumentation von Anfang an in einem System zusammenführen.

Kann eine durchgeführte Fahrt digital für die Rechnungsstellung vorbereitet werden?

Ja. Wenn die Fahrdaten und die Dokumentation digital vorliegen, lässt sich der Auftrag leichter abschließen und in Rechnung stellen.

Warum verzögert sich die Rechnungsstellung häufig?

Dies liegt in der Regel daran, dass Informationen und Belege an verschiedenen Orten gespeichert sind und erst nach der Fahrt zusammengetragen werden müssen.

Kann Boxboxbox für die Rechnungsstellung genutzt werden?

Ja. Boxboxbox enthält Rechnungsstellungsfunktionen als Teil des Transportmanagements.