Hvad er et TMS-system?

TMS står for Transport Management System.

På dansk kaldes det typisk et transportstyringssystem eller transportadministrationssystem.

Et TMS-system hjælper transportvirksomheder med at planlægge, administrere og følge deres transportopgaver fra oprettelse til afslutning.

For mindre vognmænd handler et TMS-system først og fremmest om at skabe overblik.

Hvilke ture skal køres?

Hvem skal køre dem?

Hvilken bil skal bruges?

Hvad skal kunden betale?

Og er turen klar til fakturering?

Hvad bruges et TMS-system til?

Et TMS-system bruges til at samle de oplysninger, der hører til den daglige transport.

Det kan blandt andet være:

Kunder.

Transportopgaver.

Afhentningsadresser.

Leveringsadresser.

Datoer og tidspunkter.

Chauffører.

Biler.

Priser.

Kørselssedler.

Gentagne ture.

Fakturering.

I stedet for at have oplysninger fordelt mellem telefon, mail, kalender, regneark og papir kan de samles omkring den enkelte transportopgave.

Hvordan fungerer et TMS-system?

En transportopgave starter typisk med, at en kunde bestiller en kørsel.

Turen oprettes i systemet med de nødvendige oplysninger.

Derefter kan den planlægges.

En chauffør vælges.

En bil vælges.

Chaufføren får oplysninger om turen.

Når kørslen er udført, registreres de relevante oplysninger, og turen kan gøres klar til fakturering.

På den måde følger informationerne opgaven gennem hele processen.

Er TMS kun for store transportfirmaer?

Nej.

TMS-systemer forbindes ofte med store logistikvirksomheder, men mindre transportvirksomheder har også behov for planlægning og overblik.

Forskellen ligger ofte i kompleksiteten.

En stor virksomhed kan have behov for avancerede integrationer, lagerstyring, internationale transporter og omfattende rapportering.

En mindre vognmand har typisk brug for noget mere enkelt.

Det kan være nok at kunne:

Oprette ture.

Planlægge dagens kørsel.

Administrere chauffører.

Administrere biler.

Håndtere gentagne ture.

Samle dokumentation.

Fakturere udførte ture.

Et godt system skal passe til virksomhedens størrelse.

Hvad er forskellen på TMS og vognmandssystem?

Der er ikke nødvendigvis en klar forskel.

Et vognmandssystem kan betragtes som en type TMS-system.

Begrebet TMS bruges bredt om software til transportstyring.

Vognmandssystem bruges ofte mere konkret om software til virksomheder, der selv udfører transporten med egne biler og chauffører.

For en mindre dansk transportvirksomhed vil ordene ofte dække over mange af de samme funktioner.

TMS og transportplanlægning

Transportplanlægning er en central del af et TMS-system.

Systemet skal gøre det lettere at se alle ture samlet.

Hvis der kommer en ny opgave ind, skal den kunne placeres sammen med dagens øvrige kørsel.

Det skal samtidig være muligt at se, hvilke chauffører og biler der allerede er optaget.

Et samlet dispatch-overblik kan derfor være en vigtig del af systemet.

TMS og chauffører

Når en tur er planlagt, skal chaufføren have de nødvendige oplysninger.

Det kan eksempelvis være:

Adresse.

Tidspunkt.

Kunde.

Kontaktoplysninger.

Bemærkninger.

Type af transport.

Ved at sende oplysningerne direkte fra systemet mindskes behovet for separate SMS'er, mails og telefonsamtaler.

TMS og biler

Ikke alle biler kan nødvendigvis bruges til alle opgaver.

En virksomhed kan have forskellige typer køretøjer.

Det kan eksempelvis være varevogne, kølebiler, liftbiler eller andre specialiserede biler.

Et transportstyringssystem gør det lettere at koble den rigtige bil til den rigtige opgave.

TMS og gentagne ture

Mange transportvirksomheder har faste ture.

Hvis den samme kunde skal have kørt den samme type tur hver dag eller hver uge, er det unødvendigt at oprette opgaven fra bunden hver gang.

Et TMS-system kan håndtere gentagne ture, så planlægningen bliver mere effektiv.

TMS og kørselssedler

Når en tur er afsluttet, skal kørslen ofte dokumenteres.

Hvis dokumentationen håndteres digitalt, kan den knyttes direkte til transportopgaven.

Det gør det lettere at finde oplysningerne senere.

Det mindsker også risikoen for, at papirbaserede kørselssedler bliver væk eller forsinker faktureringen.

TMS og fakturering

Transportstyring stopper ikke nødvendigvis, når bilen er kommet frem.

Turen skal også afsluttes administrativt.

Hvis kunde, pris og kørselsinformation allerede ligger i systemet, kan oplysningerne bruges videre til fakturering.

Det reducerer dobbeltarbejde og gør vejen fra udført tur til faktura kortere.

Hvad er fordelene ved et TMS-system?

Den største fordel er overblik.

Et transportstyringssystem kan gøre det lettere at se:

Hvad der skal køres.

Hvad der allerede er kørt.

Hvem der kører.

Hvilken bil der bruges.

Hvilken dokumentation der findes.

Hvad der mangler at blive faktureret.

Det kan samtidig reducere behovet for at indtaste de samme oplysninger flere gange.

TMS-system til mindre vognmænd

For mindre vognmænd er det vigtigt, at et TMS-system ikke bliver unødigt kompliceret.

Et system med hundredvis af funktioner giver ikke nødvendigvis mere værdi.

Hvis hverdagen primært består af at modtage opgaver, planlægge ture, sende oplysninger til chauffører og fakturere kunder, bør systemet understøtte netop det.

Boxboxbox som TMS-system

Boxboxbox er et dansk transportstyringssystem udviklet til mindre vognmænd og transportvirksomheder.

Systemet samler blandt andet transportplanlægning, chauffører, biler, dispatch-overblik, gentagne ture og fakturering.

Målet er at give mindre transportvirksomheder de funktioner, de faktisk har brug for, uden at gøre systemet mere kompliceret end nødvendigt.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad betyder TMS?

TMS står for Transport Management System.

Hvad hedder TMS på dansk?

På dansk bruges blandt andet transportstyringssystem og transportadministrationssystem.

Hvad bruges et TMS-system til?

Et TMS-system bruges til at planlægge og administrere transportopgaver, chauffører, biler, dokumentation og fakturering.

Kan små vognmænd bruge et TMS-system?

Ja. Et TMS-system kan være relevant for både enkeltmandsvognmænd og mindre transportfirmaer med flere biler og chauffører.

Er Boxboxbox et TMS-system?

Ja. Boxboxbox er et transportstyringssystem udviklet med fokus på mindre vognmænd og transportvirksomheder.