System til kurervirksomheder

En kurervirksomhed lever af at få ting fra A til B.

Men arbejdet omkring selve kørslen kan hurtigt fylde meget.

Kunder ringer med nye opgaver.

Ture skal fordeles.

Chauffører skal have adresser og oplysninger.

Biler skal være ledige.

Priser skal registreres.

Og når turen er kørt, skal den dokumenteres og faktureres.

Et transportstyringssystem kan samle de vigtigste dele af arbejdet ét sted.

Hvad skal et system til en kurervirksomhed kunne?

Et godt system til en mindre kurervirksomhed behøver ikke være kompliceret.

Det skal først og fremmest gøre det nemt at håndtere dagens kørsler.

Det kan blandt andet omfatte:

Oprettelse af kurerture.

Transportplanlægning.

Dispatch-overblik.

Chauffører.

Biler.

Afhentning og levering.

Priser.

Gentagne ture.

Dokumentation.

Fakturering.

Det vigtigste er, at oplysningerne hænger sammen.

Hurtig oprettelse af nye ture

Kurérkørsel kan ændre sig hurtigt.

En kunde ringer måske med en opgave, der skal hentes inden for kort tid.

Derfor skal det være hurtigt at oprette en ny transportopgave.

Typiske oplysninger kan være:

Kunde.

Afhentningsadresse.

Leveringsadresse.

Tidspunkt.

Kontaktperson.

Telefonnummer.

Chauffør.

Bil.

Pris.

Bemærkninger.

Når turen er oprettet, skal den kunne placeres direkte i den samlede plan.

Dispatch-overblik

Et godt dispatch-overblik er vigtigt i en kurervirksomhed.

Når der kommer en ny opgave ind, skal det være muligt hurtigt at se:

Hvilke ture der allerede er planlagt.

Hvilke chauffører der er optaget.

Hvilke biler der er i brug.

Hvilke opgaver der mangler at blive fordelt.

Det gør det lettere at træffe en hurtig beslutning, når en kunde ringer.

Chaufføren skal have de rigtige oplysninger

Når en tur er fordelt, skal chaufføren vide, hvad der skal ske.

Det kan være:

Hvor varen skal afhentes.

Hvor den skal leveres.

Hvornår den skal være fremme.

Hvem chaufføren skal kontakte.

Særlige oplysninger om kunden eller varen.

Jo mere information der kan sendes direkte fra systemet, desto mindre behov er der for ekstra telefonopkald og beskeder.

Flere biler og biltyper

En kurervirksomhed kan have flere typer biler.

Nogle opgaver kan klares med en mindre varevogn.

Andre kræver mere plads eller en bestemt type køretøj.

Derfor er det relevant at kunne knytte forskellige biler og biltyper til transportopgaver.

Det gør det lettere at vælge den rigtige bil til den rigtige tur.

Faste kunder og gentagne ture

Kurervirksomheder har ofte kunder med faste kørsler.

Det kan eksempelvis være:

Daglige afhentninger.

Faste leveringer.

Ugentlige ruter.

Gentagne transporter mellem to adresser.

I stedet for at oprette den samme tur manuelt hver gang kan gentagne ture bruges til at spare tid.

Fra kørt tur til dokumentation

Når en kurertur er afsluttet, skal oplysningerne ofte gemmes.

Det kan være nødvendigt at kunne dokumentere:

Hvornår turen blev kørt.

Hvem der kørte.

Hvilken bil der blev brugt.

Hvilken kunde turen tilhørte.

Hvad der skal faktureres.

Hvis disse oplysninger allerede ligger på transportopgaven, bliver administrationen bagefter lettere.

Fakturering af kurerture

Mange kurerture faktureres enkeltvis eller efter en aftalt pris.

Hvis prisen allerede er registreret på turen, kan den bruges videre, når kunden skal faktureres.

Det reducerer behovet for at gå tilbage i mails, SMS'er eller regneark for at finde den aftalte pris.

Det kan især spare tid i virksomheder med mange daglige opgaver.

Excel eller kurersystem?

En lille kurervirksomhed kan sagtens starte med Excel, kalender og telefon.

Det fungerer ofte fint med få ture.

Udfordringen opstår, når antallet af opgaver vokser.

Hvis den samme tur skal registreres i et regneark, sendes til chaufføren på SMS og senere findes frem igen til fakturering, bliver der hurtigt mange manuelle arbejdsgange.

Et transportstyringssystem samler i stedet oplysningerne omkring selve turen.

Hvem har brug for et system?

Et system til kurervirksomheder kan være relevant for både små og større virksomheder.

Det kan eksempelvis være virksomheder med:

En enkelt varevogn.

Flere chauffører.

Faste erhvervskunder.

Akutte leveringer.

Faste distributionsopgaver.

Mange små daglige ture.

Det afgørende er ikke virksomhedens størrelse.

Det afgørende er, om planlægningen og administrationen begynder at tage for meget tid.

Boxboxbox til kurervirksomheder

Boxboxbox er et transportstyringssystem udviklet til mindre transportvirksomheder.

Det kan blandt andet bruges til kurérkørsel.

Systemet samler ture, chauffører, biler, dispatch-overblik, gentagne ture og fakturering.

Formålet er at give kurervirksomheden ét sted at håndtere den daglige kørsel.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er et system til kurervirksomheder?

Det er software, der hjælper en kurervirksomhed med at planlægge og administrere ture, chauffører, biler, kunder og fakturering.

Kan små kurervirksomheder bruge et transportstyringssystem?

Ja. Et simpelt transportstyringssystem kan være relevant selv for virksomheder med få biler.

Kan systemet bruges til hasteopgaver?

Ja. En ny tur kan oprettes og fordeles, når en kunde bestiller en ny transportopgave.

Kan man oprette faste kurerture?

Ja. Gentagne ture kan bruges til kunder med faste afhentninger eller leveringer.

Kan Boxboxbox bruges af kurervirksomheder?

Ja. Boxboxbox kan bruges til blandt andet kurérkørsel, transportplanlægning, dispatch, chauffører, biler og fakturering.