System für Kurierdienste

Ein Kurierdienst lebt davon, Sendungen von A nach B zu befördern.

Doch die Arbeit rund um die eigentliche Beförderung kann schnell sehr zeitaufwendig werden.

Kunden rufen mit neuen Aufträgen an.

Fahrten müssen verteilt werden.

Die Fahrer benötigen Adressen und Informationen.

Fahrzeuge müssen verfügbar sein.

Preise müssen erfasst werden.

Und wenn die Fahrt erledigt ist, muss sie dokumentiert und in Rechnung gestellt werden.

Ein Transportmanagementsystem kann die wichtigsten Arbeitsschritte an einem Ort bündeln.

Was muss ein System für ein Kurierunternehmen leisten können?

Ein gutes System für ein kleineres Kurierunternehmen muss nicht kompliziert sein.

Es soll in erster Linie die Abwicklung der täglichen Fahrten vereinfachen.

Dazu können unter anderem folgende Funktionen gehören:

Erstellung von Kurierfahrten.

Transportplanung.

Dispositionsübersicht.

Fahrer.

Fahrzeuge.

Abholung und Lieferung.

Preise.

Wiederkehrende Fahrten.

Dokumentation.

Rechnungsstellung.

Das Wichtigste ist, dass die Informationen miteinander verknüpft sind.

Schnelle Erstellung neuer Fahrten

Kurierfahrten können sich schnell ändern.

Möglicherweise ruft ein Kunde mit einem Auftrag an, der innerhalb kurzer Zeit abgeholt werden muss.

Daher muss die Erstellung eines neuen Transportauftrags schnell vonstattengehen.

Typische Angaben können sein:

Kunde.

Abholadresse.

Lieferadresse.

Zeitpunkt.

Ansprechpartner.

Telefonnummer.

Fahrer.

Fahrzeug.

Preis.

Anmerkungen.

Sobald die Fahrt angelegt ist, muss sie direkt in den Gesamtplan eingefügt werden können.

Dispositionsübersicht

Eine gute Dispositionsübersicht ist in einem Kurierunternehmen von großer Bedeutung.

Wenn ein neuer Auftrag eingeht, muss schnell ersichtlich sein:

Welche Fahrten bereits geplant sind.

Welche Fahrer bereits beschäftigt sind.

Welche Fahrzeuge im Einsatz sind.

Welche Aufträge noch zu vergeben sind.

Dies erleichtert es, eine schnelle Entscheidung zu treffen, wenn ein Kunde anruft.

Der Fahrer muss über die richtigen Informationen verfügen

Wenn eine Fahrt zugewiesen wurde, muss der Fahrer wissen, was zu tun ist.

Dies kann Folgendes umfassen:

Wo die Sendung abgeholt werden muss.

Wo sie zugestellt werden soll.

Wann sie dort sein muss.

Wen der Fahrer kontaktieren muss.

Besondere Informationen zum Kunden oder zur Sendung.

Je mehr Informationen direkt aus dem System übermittelt werden können, desto geringer ist der Bedarf an zusätzlichen Telefonaten und Nachrichten.

Mehrere Fahrzeuge und Fahrzeugtypen

Ein Kurierdienst kann über verschiedene Fahrzeugtypen verfügen.

Manche Aufträge lassen sich mit einem kleineren Transporter erledigen.

Andere erfordern mehr Platz oder einen bestimmten Fahrzeugtyp.

Daher ist es wichtig, verschiedene Fahrzeuge und Fahrzeugtypen den Transportaufträgen zuordnen zu können.

Dies erleichtert die Auswahl des richtigen Fahrzeugs für die jeweilige Fahrt.

Stammkunden und wiederkehrende Fahrten

Kurierdienste haben häufig Kunden mit festen Fahrten.

Dies können beispielsweise sein:

Tägliche Abholungen.

Regelmäßige Lieferungen.

Wöchentliche Fahrten.

Wiederkehrende Transporte zwischen zwei Adressen.

Anstatt dieselbe Fahrt jedes Mal manuell anzulegen, können wiederkehrende Fahrten genutzt werden, um Zeit zu sparen.

Von der durchgeführten Fahrt zur Dokumentation

Wenn eine Kurierfahrt abgeschlossen ist, müssen die Informationen oft gespeichert werden.

Es kann erforderlich sein, Folgendes nachweisen zu können:

Wann die Fahrt durchgeführt wurde.

Wer die Fahrt durchgeführt hat.

Welches Fahrzeug verwendet wurde.

Zu welchem Kunden die Fahrten gehörten.

Was in Rechnung gestellt werden soll.

Wenn diese Informationen bereits im Transportauftrag enthalten sind, wird die anschließende Verwaltung vereinfacht.

Abrechnung von Kurierfahrten

Viele Kurierfahrten werden einzeln oder zu einem vereinbarten Preis abgerechnet.

Ist der Preis bereits bei den Fahrten erfasst worden, kann er bei der Rechnungsstellung an den Kunden weiterverwendet werden.

Dadurch entfällt die Notwendigkeit, E-Mails, SMS oder Tabellenkalkulationen durchzugehen, um den vereinbarten Preis zu ermitteln.

Dies kann insbesondere in Unternehmen mit vielen täglichen Aufträgen Zeit sparen.

Excel oder Kurier-System?

Ein kleines Kurierunternehmen kann durchaus mit Excel, einem Kalender und einem Telefon beginnen.

Bei wenigen Fahrten funktioniert dies oft gut.

Die Herausforderung entsteht, wenn die Anzahl der Aufträge wächst.

Wenn dieselbe Fahrt in einer Tabellenkalkulation erfasst, per SMS an den Fahrer gesendet und später zur Rechnungsstellung wieder heraufgesucht werden muss, entstehen schnell viele manuelle Arbeitsschritte.

Ein Transportmanagementsystem fasst stattdessen die Informationen rund um die jeweiligen Fahrten zusammen.

Wer benötigt ein solches System?

Ein System für Kurierdienste kann sowohl für kleine als auch für größere Unternehmen relevant sein.

Dies können beispielsweise Unternehmen sein mit:

Einem einzigen Lieferwagen.

Mehreren Fahrern.

Stammkunden aus der Wirtschaft.

Eillieferungen.

Regelmäßigen Auslieferungsaufträgen.

Vielen kleinen täglichen Fahrten.

Entscheidend ist nicht die Größe des Unternehmens.

Entscheidend ist vielmehr, ob die Planung und Verwaltung allmählich zu viel Zeit in Anspruch nehmen.

Boxboxbox für Kurierdienste

Boxboxbox ist ein Transportmanagementsystem, das für kleinere Transportunternehmen entwickelt wurde.

Es kann unter anderem für Kurierfahrten genutzt werden.

Das System bündelt Fahrten, Fahrer, Fahrzeuge, die Disposition, wiederkehrende Fahrten und die Rechnungsstellung.

Ziel ist es, dem Kurierdienst eine zentrale Plattform für die Abwicklung des täglichen Fahrbetriebs zu bieten.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein System für Kurierdienste?

Es handelt sich um eine Software, die einem Kurierdienst bei der Planung und Verwaltung von Fahrten, Fahrern, Fahrzeugen, Kunden und der Rechnungsstellung hilft.

Können kleine Kurierdienste ein Transportmanagementsystem nutzen?

Ja. Ein einfaches Transportmanagementsystem kann selbst für Unternehmen mit wenigen Fahrzeugen sinnvoll sein.

Kann das System für Eilaufträge genutzt werden?

Ja. Eine neue Fahrt kann angelegt und zugewiesen werden, sobald ein Kunde einen neuen Transportauftrag erteilt.

Können feste Kurierfahrten angelegt werden?

Ja. Wiederkehrende Fahrten können für Kunden mit festen Abholungen oder Lieferungen genutzt werden.

Kann Boxboxbox von Kurierdiensten genutzt werden?

Ja. Boxboxbox kann unter anderem für Kurierfahrten, Transportplanung, Disposition, Fahrer, Fahrzeuge und Rechnungsstellung genutzt werden.