Transportplanlægning for mindre vognmænd

God transportplanlægning handler om at få den rigtige bil og den rigtige chauffør til den rigtige opgave på det rigtige tidspunkt.

For en mindre vognmand sker planlægningen ofte hurtigt i løbet af dagen. En kunde ringer med en ekstra tur. En chauffør bliver forsinket. En afhentning ændrer tidspunkt. En bil bliver optaget længere end forventet.

Derfor skal et system til transportplanlægning først og fremmest give overblik.

Hvad er transportplanlægning?

Transportplanlægning er processen med at organisere virksomhedens kørselsopgaver.

Det omfatter typisk:

Hvilke ture der skal køres.

Hvornår de skal køres.

Hvilken bil der skal bruges.

Hvilken chauffør der skal køre.

Hvor turen starter.

Hvor turen slutter.

Hvilken kunde turen tilhører.

Hvad kørslen koster.

Hvilken dokumentation der skal gemmes.

I små transportvirksomheder kan mange af disse oplysninger godt håndteres manuelt.

Når antallet af ture vokser, bliver det dog hurtigt svært at bevare det fulde overblik.

Excel, kalender eller transportstyringssystem?

Mange vognmænd starter med telefon, kalender og Excel.

Det kan fungere fint, når virksomheden har få ture.

Udfordringen er, at oplysningerne ofte ender forskellige steder.

En adresse ligger i en mail.

Chaufføren får information på SMS.

Prisen står i et regneark.

Kørselssedlen ligger i bilen.

Fakturaen skal oprettes senere.

Dermed bliver den samme transportopgave håndteret flere gange.

Et transportstyringssystem samler i stedet oplysningerne omkring selve turen.

Sådan kan en tur planlægges digitalt

Når en ny transportopgave kommer ind, kan turen oprettes direkte i systemet.

Her registreres eksempelvis kunden, afhentningsstedet, leveringsstedet og tidspunktet.

Derefter vælges en bil og chauffør.

Chaufføren kan modtage oplysninger om turen, og den ansvarlige for planlægningen kan samtidig bevare overblikket over dagens øvrige kørsler.

Hvis virksomheden har ture, der gentager sig, kan de oprettes som gentagne ture, så de ikke skal oprettes manuelt hver gang.

Flere biler kræver mere overblik

Når en vognmand går fra én bil til flere biler, ændrer planlægningsbehovet sig hurtigt.

Det bliver nødvendigt at kunne se, hvilke biler der allerede er optaget.

Det samme gælder chaufførerne.

Hvis en opgave kræver en bestemt biltype, skal det også være nemt at identificere den rigtige bil.

En virksomhed kan eksempelvis have varevogne, liftbiler, kølebiler eller andre køretøjer med forskellige egenskaber.

Transportplanlægningen skal derfor ikke kun vise, om en bil er ledig.

Den skal også gøre det nemt at vælge den bil, der passer til opgaven.

Gentagne transportopgaver

Mange vognmænd kører faste ture.

Det kan eksempelvis være en daglig levering, en fast distributionsrute eller en kunde, der har den samme transport hver uge.

Hvis en tur er den samme igen og igen, bør den ikke oprettes fra bunden hver gang.

Gentagne ture kan spare tid og samtidig mindske risikoen for, at oplysninger bliver glemt.

Fra dagens plan til fakturering

Transportplanlægningen slutter ikke nødvendigvis, når chaufføren har kørt turen.

Den udførte kørsel skal ofte dokumenteres og senere faktureres.

Derfor giver det mening, at planlægning og fakturering hænger sammen.

Når en tur allerede indeholder kunde, pris og information om kørslen, kan oplysningerne bruges videre, når turen er afsluttet.

Det mindsker behovet for at indtaste de samme oplysninger flere gange.

Transportplanlægning med Boxboxbox

Boxboxbox er udviklet til mindre vognmænd og transportvirksomheder, der ønsker et enkelt overblik over deres kørselsopgaver.

Systemet samler blandt andet ture, chauffører, biler og fakturering.

Formålet er ikke at gøre transportplanlægning mere teknisk.

Formålet er at gøre den daglige drift lettere at overskue.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er et system til transportplanlægning?

Det er software, der hjælper en transportvirksomhed med at organisere ture, chauffører, biler, kunder og andre oplysninger omkring kørslen.

Kan transportplanlægning bruges af små vognmænd?

Ja. Et simpelt transportstyringssystem kan være relevant selv for virksomheder med ganske få biler.

Kan man planlægge gentagne ture?

Ja. Gentagne kørselsopgaver kan oprettes, så den samme tur ikke behøver at blive oprettet manuelt hver gang.

Kan man bruge forskellige biltyper?

Ja. Det kan eksempelvis være relevant for virksomheder med varevogne, kølebiler, liftbiler eller andre køretøjer, hvor bestemte opgaver kræver bestemte biler.

Hvad er fordelen ved digital transportplanlægning?

Den primære fordel er, at information om ture, biler, chauffører og kunder kan samles ét sted i stedet for at være fordelt mellem telefon, mail, kalender, papir og regneark.