Transportplanung für kleinere Fuhrunternehmer

Bei einer guten Transportplanung geht es darum, das richtige Fahrzeug und den richtigen Fahrer zur richtigen Zeit für den richtigen Auftrag bereitzustellen.

Bei einem kleineren Fuhrunternehmer erfolgt die Planung oft kurzfristig im Laufe des Tages. Ein Kunde ruft wegen einer zusätzlichen Fahrt an. Ein Fahrer verspätet sich. Der Zeitpunkt der Abholung ändert sich. Ein Fahrzeug ist länger als erwartet im Einsatz.

Daher muss ein System zur Transportplanung in erster Linie einen Überblick verschaffen.

Was ist Transportplanung?

Transportplanung ist der Prozess der Organisation der Transportaufträge eines Unternehmens.

Dazu gehören in der Regel:

Welche Fahrten durchgeführt werden sollen.

Wann sie durchgeführt werden sollen.

Welches Fahrzeug eingesetzt werden soll.

Welcher Fahrer die Fahrt übernehmen soll.

Wo die Fahrt beginnt.

Wo die Fahrt endet.

Zu welchem Kunden die Fahrt gehört.

Was die Fahrt kostet.

Welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen.

In kleinen Transportunternehmen lassen sich viele dieser Informationen durchaus manuell verwalten.

Wenn die Anzahl der Fahrten jedoch zunimmt, wird es schnell schwierig, den vollständigen Überblick zu behalten.

Excel, Kalender oder Transportmanagementsystem?

Viele Fuhrunternehmer beginnen mit Telefon, Kalender und Excel.

Das kann gut funktionieren, solange das Unternehmen nur wenige Fahrten hat.

Die Herausforderung besteht darin, dass die Informationen oft an verschiedenen Orten landen.

Eine Adresse befindet sich in einer E-Mail.

Der Fahrer erhält Informationen per SMS.

Der Preis steht in einer Tabellenkalkulation.

Der Fahrschein liegt im Fahrzeug.

Die Rechnung muss später erstellt werden.

Dadurch wird derselbe Transportauftrag mehrfach bearbeitet.

Ein Transportmanagementsystem fasst stattdessen die Informationen rund um die einzelnen Fahrten zusammen.

So lässt sich eine Fahrt digital planen

Wenn ein neuer Transportauftrag eingeht, kann die Fahrt direkt im System angelegt werden.

Hier werden beispielsweise der Kunde, der Abholort, der Lieferort und der Zeitpunkt erfasst.

Anschließend werden ein Fahrzeug und ein Fahrer ausgewählt.

Der Fahrer kann Informationen zur Fahrt erhalten, und der für die Planung Verantwortliche behält gleichzeitig den Überblick über die übrigen Fahrten des Tages.

Verfügt das Unternehmen über wiederkehrende Fahrten, können diese als wiederkehrende Fahrten angelegt werden, sodass sie nicht jedes Mal manuell neu angelegt werden müssen.

Mehr Fahrzeuge erfordern mehr Überblick

Wenn ein Fuhrunternehmer von einem Fahrzeug auf mehrere Fahrzeuge umstellt, ändern sich die Planungsanforderungen schnell.

Es wird notwendig, zu erkennen, welche Fahrzeuge bereits belegt sind.

Das Gleiche gilt für die Fahrer.

Wenn ein Auftrag einen bestimmten Fahrzeugtyp erfordert, muss es zudem einfach sein, das richtige Fahrzeug zu identifizieren.

Ein Unternehmen kann beispielsweise Transporter, Hubsteigerfahrzeuge, Kühlfahrzeuge oder andere Fahrzeuge mit unterschiedlichen Eigenschaften besitzen.

Die Transportplanung muss daher nicht nur anzeigen, ob ein Fahrzeug verfügbar ist.

Sie muss es auch einfach machen, das für den Auftrag geeignete Fahrzeug auszuwählen.

Wiederkehrende Transportaufträge

Viele Fuhrunternehmer fahren feste Fahrten.

Dies kann beispielsweise eine tägliche Lieferung, eine feste Auslieferungsroute oder ein Kunde sein, der jede Woche denselben Transport in Anspruch nimmt.

Wenn eine Fahrt immer wieder gleich verläuft, sollte sie nicht jedes Mal von Grund auf neu angelegt werden.

Wiederkehrende Fahrten können Zeit sparen und gleichzeitig das Risiko verringern, dass Informationen vergessen werden.

Vom Tagesplan zur Rechnungsstellung

Die Transportplanung endet nicht unbedingt, sobald der Fahrer die Fahrten absolviert hat.

Die durchgeführte Fahrt muss häufig dokumentiert und später in Rechnung gestellt werden.

Daher ist es sinnvoll, dass Planung und Rechnungsstellung miteinander verknüpft sind.

Wenn eine Fahrt bereits Angaben zu Kunde, Preis und Fahrtdetails enthält, können diese Informationen nach Abschluss der Fahrt weiterverwendet werden.

Dadurch entfällt die Notwendigkeit, dieselben Informationen mehrfach einzugeben.

Transportplanung mit Boxboxbox

Boxboxbox wurde für kleinere Fuhrunternehmer und Transportunternehmen entwickelt, die sich einen einfachen Überblick über ihre Transportaufträge wünschen.

Das System bündelt unter anderem Fahrten, Fahrer, Fahrzeuge und die Rechnungsstellung.

Das Ziel besteht nicht darin, die Transportplanung technischer zu gestalten.

Das Ziel ist es, den täglichen Betrieb übersichtlicher zu gestalten.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Transportplanungssystem?

Es handelt sich um eine Software, die einem Fuhrunternehmer dabei hilft, Fahrten, Fahrer, Fahrzeuge, Kunden und andere Informationen rund um den Transport zu organisieren.

Kann die Transportplanung auch von kleinen Fuhrunternehmern genutzt werden?

Ja. Ein einfaches Transportmanagementsystem kann selbst für Unternehmen mit nur wenigen Fahrzeugen sinnvoll sein.

Kann man wiederkehrende Fahrten planen?

Ja. Wiederkehrende Fahraufträge können angelegt werden, sodass dieselbe Fahrt nicht jedes Mal manuell neu angelegt werden muss.

Können verschiedene Fahrzeugtypen verwendet werden?

Ja. Dies kann beispielsweise für Unternehmen mit Transportern, Kühlfahrzeugen, Hubsteigerfahrzeugen oder anderen Fahrzeugen relevant sein, bei denen bestimmte Aufträge bestimmte Fahrzeuge erfordern.

Was ist der Vorteil der digitalen Transportplanung?

Der Hauptvorteil besteht darin, dass Informationen zu Fahrten, Fahrzeugen, Fahrern und Kunden an einem Ort zusammengefasst werden können, anstatt über Telefon, E-Mail, Kalender, Papier und Tabellenkalkulationen verteilt zu sein.