System til flyttefirmaer

Et flyttefirma skal holde styr på mere end møbler og flyttekasser.

Opgaver skal planlægges.

Kunder skal have tider.

Biler skal fordeles.

Chauffører og medarbejdere skal vide, hvor de skal møde.

Priser skal være aftalt.

Og når flytningen er afsluttet, skal kunden faktureres.

Et transportstyringssystem kan hjælpe mindre flyttefirmaer med at samle den daglige planlægning ét sted.

Hvad skal et system til et flyttefirma kunne?

Et godt system til flyttefirmaer bør først og fremmest gøre det lettere at holde styr på dagens og de kommende opgaver.

Det kan blandt andet omfatte:

Kunder.

Flytteopgaver.

Adresser.

Datoer.

Tidspunkter.

Biler.

Chauffører.

Medarbejdere.

Priser.

Noter.

Dokumentation.

Fakturering.

Hvis alle oplysninger ligger samlet omkring den enkelte opgave, bliver det lettere at bevare overblikket.

Planlægning af flytteopgaver

En flytteopgave indeholder typisk flere oplysninger end bare en adresse.

Det kan eksempelvis være:

Kundens navn.

Telefonnummer.

Adresse der flyttes fra.

Adresse der flyttes til.

Dato.

Starttidspunkt.

Biltype.

Pris.

Særlige forhold.

Adgangsforhold.

Ekstra information til chaufføren eller teamet.

Når disse oplysninger ligger samlet, er det lettere at planlægge opgaven korrekt fra starten.

Flere flytninger samme dag

Et mindre flyttefirma kan sagtens have flere opgaver på samme dag.

Så bliver planlægningen vigtig.

Hvilken bil skal køre hvilken opgave?

Hvornår er bilen ledig igen?

Hvem skal køre?

Hvornår starter næste flytning?

Hvis oplysningerne ligger i forskellige kalendere, beskeder og regneark, bliver overblikket hurtigt udfordret.

Et transportstyringssystem kan samle dagens opgaver i ét dispatch-overblik.

Den rigtige bil til opgaven

Flytteopgaver er forskellige.

En mindre lejlighed kræver måske kun en varevogn eller mindre lastbil.

En større flytning kræver mere kapacitet.

Derfor er det nyttigt at kunne registrere forskellige biltyper og vælge den rigtige bil til hver opgave.

Det hjælper samtidig med at undgå dobbeltbookinger.

Chauffører og medarbejdere

Når en opgave er planlagt, skal de relevante medarbejdere have information om den.

Det gælder blandt andet:

Mødested.

Tidspunkt.

Kunde.

Adresser.

Bil.

Bemærkninger.

Særlige forhold ved flytningen.

Jo mere information der ligger samlet, desto mindre behov er der for ekstra telefonopkald og beskeder.

Faste aftaler

Ikke alle flyttefirmaer arbejder kun med private enkeltopgaver.

Nogle har faste erhvervskunder.

Det kan eksempelvis være:

Kontorflytninger.

Intern transport.

Levering af møbler.

Opbevaring og transport.

Gentagne opgaver for ejendomsadministratorer.

Hvis bestemte kørsler gentager sig, kan de håndteres som gentagne ture i et transportstyringssystem.

Fast pris på en flytteopgave

Mange flytteopgaver aftales til en fast pris.

Hvis prisen registreres direkte på transportopgaven, ligger den sammen med resten af informationen.

Når opgaven er udført, kan den bruges videre til fakturering.

Det reducerer risikoen for, at den aftalte pris skal findes frem igen fra mails, tilbud eller SMS'er.

Timeløn eller fastpris

Flytteopgaver kan også beregnes efter tid.

Selvom virksomheder arbejder forskelligt, er princippet det samme.

De oplysninger, der bruges til faktureringen, bør kunne findes sammen med opgaven.

Jo mindre information der skal genfindes bagefter, desto lettere bliver administrationen.

Dokumentation efter opgaven

Når flytningen er afsluttet, kan det være nyttigt at kunne se:

Hvem der udførte opgaven.

Hvilken bil der blev brugt.

Hvornår opgaven blev udført.

Hvad kunden skulle betale.

Eventuelle bemærkninger.

Hvis oplysningerne ligger digitalt, bliver det lettere at finde dem igen senere.

Excel, kalender eller transportstyringssystem?

Mange mindre flyttefirmaer starter med en kombination af kalender, Excel, telefon og mail.

Det kan fungere godt.

Men når antallet af opgaver vokser, bliver de samme oplysninger ofte håndteret flere gange.

En booking skrives i kalenderen.

Kunden ligger i mailen.

Chaufføren får en SMS.

Prisen står i et tilbud.

Fakturaen oprettes bagefter.

Et transportstyringssystem kan samle disse dele omkring selve opgaven.

Hvornår giver et system mening?

Der findes ikke et bestemt antal biler eller flytninger, hvor et system bliver nødvendigt.

Men nogle tegn er tydelige.

Det er svært at se dagens samlede plan.

Biler bliver dobbeltbooket.

Medarbejdere mangler oplysninger.

Priser skal findes frem efter opgaven.

Oplysninger ligger forskellige steder.

Administration tager mere og mere tid.

Hvis flere af disse problemer opstår ofte, kan et digitalt system give mening.

Boxboxbox til flyttefirmaer

Boxboxbox er udviklet til mindre transportvirksomheder og kan også bruges af flyttefirmaer.

Systemet samler blandt andet opgaver, transportplanlægning, biler, chauffører, gentagne ture og fakturering.

Det gør det muligt at håndtere en flytteopgave fra planlægning til afslutning i samme system.

Ofte stillede spørgsmål

Kan et transportstyringssystem bruges af flyttefirmaer?

Ja. Et transportstyringssystem kan bruges til at planlægge flytteopgaver, biler, chauffører og fakturering.

Kan man registrere faste priser?

Ja. Prisen på en transport- eller flytteopgave kan knyttes til selve opgaven og bruges videre i administrationen.

Kan man bruge forskellige biler?

Ja. Virksomheden kan have forskellige biltyper og vælge den bil, der passer til den enkelte opgave.

Er et system relevant for små flyttefirmaer?

Ja. Det kan være relevant selv med få biler, hvis kalender, opgaver og administration begynder at blive svære at holde samlet.

Kan Boxboxbox bruges af flyttefirmaer?

Ja. Boxboxbox kan bruges til planlægning af flytteopgaver, chauffører, biler, transport og fakturering.