Speditionssystem: Wofür sollten Sie sich entscheiden?

Ein Speditionssystem soll den Alltag erleichtern. Es darf ihn nicht noch komplizierter machen.

Für kleinere Fuhrunternehmer und Transportunternehmen geht es in erster Linie darum, den Überblick über Fahrten, Fahrzeuge, Fahrer, Unterlagen und die Rechnungsstellung zu behalten.

Es gibt viele verschiedene Systeme für das Transportmanagement. Einige wurden für große Transportunternehmen mit zahlreichen Abteilungen, Integrationen und komplexen Arbeitsabläufen entwickelt. Andere sind auf kleinere Unternehmen zugeschnitten, deren Anforderungen einfacher sind.

Das Wichtigste ist daher nicht, das System mit den meisten Funktionen zu wählen.

Das Wichtigste ist, das System zu wählen, das zur tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens passt.

Was ist ein Speditionssystem?

Ein Speditionssystem ist eine Software, die Transportunternehmen bei der Planung und Verwaltung des täglichen Fahrbetriebs unterstützt.

Das System kann unter anderem dazu genutzt werden, Folgendes zu verwalten:

Fahrten.

Kunden.

Fahrer.

Fahrzeuge.

Abholung und Lieferung.

Preise.

Fahrtscheine.

Wiederkehrende Fahrten.

Rechnungsstellung.

Ein System für Fuhrunternehmer wird auch als Transportmanagementsystem oder TMS-System bezeichnet.

Was muss ein gutes System für Fuhrunternehmer leisten können?

Für einen kleineren Fuhrunternehmer sollte das System in erster Linie einen schnellen Überblick über die anstehenden Aufgaben des Tages bieten.

Es muss einfach sein, eine neue Fahrt anzulegen.

Es muss leicht ersichtlich sein, welcher Fahrer die Fahrt übernehmen soll.

Es muss einfach sein, das richtige Fahrzeug auszuwählen.

Und wenn die Fahrten abgeschlossen sind, müssen die Daten verfügbar sein, damit Dokumentation und Rechnungsstellung keinen zusätzlichen Aufwand erfordern.

Ein gutes System sollte daher die wichtigsten Funktionen an einem Ort bündeln.

Die Transportplanung ist eine der zentralen Funktionen eines Speditionssystems.

Wenn ein Kunde einen Transport beauftragt, muss die Fahrt mit den erforderlichen Angaben angelegt werden können.

Dies können beispielsweise folgende Angaben sein:

Kunde.

Abholadresse.

Lieferadresse.

Datum und Uhrzeit.

Fahrzeugtyp.

Fahrer.

Preis.

Anmerkungen zur Fahrt.

Sobald die Fahrt angelegt ist, muss sie in den Gesamtplan des Tages integriert werden können.

Dadurch lässt sich leichter erkennen, welche Fahrzeuge und Fahrer bereits ausgebucht sind.

Fahrer und Fahrzeuge

Verfügt das Unternehmen über mehrere Fahrzeuge oder Fahrer, gewinnt der Überblick schnell an Bedeutung.

Ein System sollte es einfach machen, zu erkennen, wer welches Fahrzeug fährt.

Ebenso wichtig ist es, verschiedene Fahrzeugtypen auswählen zu können.

Ein Transportauftrag kann beispielsweise einen Transporter, einen Kühlwagen, einen Hubwagen oder einen anderen bestimmten Fahrzeugtyp erfordern.

Je präziser die Fahrten von Anfang an geplant werden können, desto weniger Zeit muss später für die Behebung von Fehlern aufgewendet werden.

Digitale Fahrscheine

Viele Transportunternehmen verwenden nach wie vor papierbasierte Fahrscheine.

Das kann gut funktionieren, birgt jedoch auch das Risiko eines zusätzlichen Verwaltungsaufwands.

Fahrtscheine können verloren gehen.

Sie können im Fahrzeug liegen bleiben.

Sie können beschädigt werden.

Und die Angaben müssen oft im Nachhinein manuell erfasst werden.

Ein Speditionssystem mit digitaler Verwaltung von Fahrtscheinen erleichtert die Zusammenstellung der Dokumentation für jede Fahrt.

Rechnungsstellung

Eine durchgeführte Fahrt muss zu gegebener Zeit in Rechnung gestellt werden.

Wenn Kunde, Preis und Angaben zur Fahrt bereits im System vorliegen, ist es sinnvoll, dieselben Daten für die Rechnungsstellung zu verwenden.

Dies reduziert den Aufwand für die mehrfache Eingabe von Informationen.

Für ein kleineres Unternehmen kann dies ein wesentlicher Vorteil sein, da die Verwaltung häufig von derselben Person übernommen wird, die auch für die Planung, die Kundenbetreuung und den täglichen Betrieb zuständig ist.

Wiederkehrende Fahrten

Viele Transportunternehmen haben Stammkunden und feste Fahrten.

Dabei kann es sich um tägliche Lieferungen, wöchentliche Routen oder andere sich wiederholende Aufgaben handeln.

Ein gutes Speditionssystem sollte wiederkehrende Fahrten verarbeiten können, damit dieselben Informationen nicht immer wieder manuell eingegeben werden müssen.

Dies spart Zeit und verringert das Fehlerrisiko.

Soll man sich für ein großes oder ein einfaches System entscheiden?

Das hängt vom jeweiligen Unternehmen ab.

Ein großes Transportunternehmen benötigt möglicherweise zahlreiche Integrationen, erweiterte Berichte und komplexe Arbeitsabläufe.

Ein kleinerer Fuhrunternehmer hat oft andere Anforderungen.

Hier geht es in der Regel um Folgendes:

Die Fahrten des Tages einsehen zu können.

Zu wissen, wer sie durchführt.

Zu wissen, welches Fahrzeug eingesetzt wird.

Die Dokumentation zusammenzustellen.

Die Fahrten in Rechnung zu stellen.

Wenn das System eine langwierige Einarbeitung erfordert oder viele Funktionen bietet, die nie genutzt werden, kann es schnell zu einer Belastung statt zu einer Hilfe werden.

Was kostet ein Speditionssystem?

Der Preis variiert stark.

Einige Systeme erfordern ein Abonnement vom ersten Tag an. Andere berechnen die Kosten pro Nutzer, Fahrer oder Fahrzeug.

Es gibt auch Lösungen, bei denen man kostenlos beginnen und später weitere Funktionen hinzufügen kann.

Das Wichtigste ist, darauf zu achten, was tatsächlich im Preis inbegriffen ist.

Ein günstiges System ist nicht unbedingt kostengünstig, wenn Funktionen fehlen, die später zusätzliche Software oder manuellen Aufwand erfordern.

Für wen eignet sich Boxboxbox?

Boxboxbox wurde für kleinere Fuhrunternehmer und Transportunternehmen entwickelt.

Das System vereint unter anderem Transportplanung, Fahrzeuge, Fahrer, wiederkehrende Fahrten, Fahrtenbücher und Rechnungsstellung.

Der Schwerpunkt liegt darauf, den täglichen Betrieb einfach und übersichtlich zu gestalten.

Boxboxbox kann unter anderem von Fuhrunternehmern, Kurierdiensten, Umzugsunternehmen und anderen kleineren Unternehmen mit eigenen Transportaufgaben genutzt werden.

Was sollten Sie vor der Auswahl beachten?

Bevor Sie sich für ein Speditionssystem entscheiden, können Sie sich einige einfache Fragen stellen.

Kann ich schnell eine Fahrt anlegen?

Kann ich alle Fahrten des Tages übersichtlich zusammen sehen?

Kann ich Fahrzeuge und Fahrer verwalten?

Erhält der Fahrer die erforderlichen Informationen?

Kann das System wiederkehrende Fahrten verwalten?

Lassen sich die Belege digital zusammenfassen?

Können die Fahrten direkt für die Rechnungsstellung verwendet werden?

Ist das System einfach genug, damit ich es tatsächlich nutzen werde?

Wenn die Antwort auf diese Fragen „Ja“ lautet, sind Sie bereits auf einem guten Weg.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Speditionssystem?

Ein Speditionssystem ist eine Software zur Planung und Verwaltung von Transportaufträgen, Fahrern, Fahrzeugen, Unterlagen und der Rechnungsstellung.

Ist ein Speditionssystem dasselbe wie ein TMS-System?

Die Begriffe überschneiden sich in der Praxis. TMS steht für Transport Management System und bezeichnet Software zur Steuerung und Verwaltung von Transporten.

Können kleine Fuhrunternehmer ein Speditionssystem nutzen?

Ja. Ein Speditionssystem kann sowohl für Ein-Mann-Betriebe als auch für kleinere Transportunternehmen mit mehreren Fahrern und Fahrzeugen relevant sein.

Welche Funktionen sind am wichtigsten?

Für kleinere Unternehmen sind die wichtigsten Funktionen in der Regel Transportplanung, Fahrer, Fahrzeuge, Fahrtenbücher, wiederkehrende Fahrten und Rechnungsstellung.

Ist Boxboxbox ein Speditionssystem für Fuhrunternehmer und Transportunternehmen?

Ja. Boxboxbox ist ein Transportmanagementsystem, das für kleinere Fuhrunternehmer und Transportunternehmen entwickelt wurde.