Vognmandssystem: Hvad skal du vælge?

Et vognmandssystem skal gøre hverdagen lettere. Ikke mere kompliceret.

For mindre vognmænd og transportvirksomheder handler det først og fremmest om at få overblik over ture, biler, chauffører, dokumentation og fakturering.

Der findes mange forskellige systemer til transportstyring. Nogle er udviklet til store transportvirksomheder med mange afdelinger, integrationer og avancerede arbejdsgange. Andre er lavet til mindre virksomheder, hvor behovet er mere enkelt.

Det vigtigste er derfor ikke at vælge det system med flest funktioner.

Det vigtigste er at vælge det system, der passer til den måde virksomheden faktisk arbejder på.

Hvad er et vognmandssystem?

Et vognmandssystem er software, der hjælper transportvirksomheder med at planlægge og administrere den daglige kørsel.

Systemet kan blandt andet bruges til at holde styr på:

Ture.

Kunder.

Chauffører.

Biler.

Afhentning og levering.

Priser.

Kørselssedler.

Gentagne ture.

Fakturering.

Et vognmandssystem kan også kaldes et transportstyringssystem eller et TMS-system.

Hvad skal et godt vognmandssystem kunne?

For en mindre vognmand bør systemet først og fremmest give et hurtigt overblik over dagens arbejde.

Det skal være nemt at oprette en ny tur.

Det skal være nemt at se, hvilken chauffør der skal køre den.

Det skal være nemt at vælge den rigtige bil.

Og når turen er afsluttet, skal oplysningerne være tilgængelige, så dokumentation og fakturering ikke kræver ekstra arbejde.

Et godt system bør derfor samle de vigtigste funktioner ét sted.

Transportplanlægning

Transportplanlægning er en af de centrale funktioner i et vognmandssystem.

Når en kunde bestiller en transport, skal turen kunne oprettes med de nødvendige oplysninger.

Det kan eksempelvis være:

Kunde.

Afhentningsadresse.

Leveringsadresse.

Dato og tidspunkt.

Biltype.

Chauffør.

Pris.

Noter om kørslen.

Når turen er oprettet, skal den kunne indgå i dagens samlede plan.

Det gør det nemmere at se, hvilke biler og chauffører der allerede er optaget.

Chauffører og biler

Hvis virksomheden har flere biler eller chauffører, bliver overblik hurtigt vigtigt.

Et system bør gøre det nemt at se, hvem der kører hvad.

Det er også relevant at kunne vælge forskellige biltyper.

En transportopgave kan eksempelvis kræve en varevogn, kølebil, liftbil eller en anden bestemt type køretøj.

Jo mere præcist turen kan planlægges fra starten, desto mindre tid skal der bruges på at rette fejl senere.

Digitale kørselssedler

Mange transportvirksomheder bruger stadig papirbaserede kørselssedler.

Det kan fungere fint, men giver også risiko for ekstra administration.

Sedler kan blive væk.

De kan blive liggende i bilen.

De kan blive beskadiget.

Og oplysningerne skal ofte registreres manuelt bagefter.

Et vognmandssystem med digital håndtering af kørselssedler gør det lettere at samle dokumentationen omkring den enkelte tur.

Fakturering

En udført tur skal på et tidspunkt faktureres.

Hvis kunde, pris og oplysninger om kørslen allerede ligger i systemet, giver det mening at bruge de samme data videre i faktureringen.

Det reducerer behovet for at indtaste oplysninger flere gange.

For en mindre virksomhed kan det være en væsentlig fordel, fordi administration ofte udføres af den samme person, der også står for planlægning, kunder og den daglige drift.

Gentagne ture

Mange transportvirksomheder har faste kunder og faste kørsler.

Det kan være daglige leveringer, ugentlige ruter eller andre opgaver, der gentager sig.

Et godt vognmandssystem bør kunne håndtere gentagne ture, så de samme oplysninger ikke skal oprettes manuelt igen og igen.

Det sparer tid og reducerer risikoen for fejl.

Skal man vælge et stort eller et enkelt system?

Det afhænger af virksomheden.

En stor transportvirksomhed kan have behov for mange integrationer, avancerede rapporter og komplekse arbejdsgange.

En mindre vognmand har ofte et andet behov.

Her handler det typisk om:

At kunne se dagens ture.

At vide hvem der kører dem.

At vide hvilken bil der bruges.

At samle dokumentationen.

At få turene faktureret.

Hvis systemet kræver lang oplæring eller mange funktioner, der aldrig bliver brugt, kan det hurtigt blive en belastning i stedet for en hjælp.

Hvad koster et vognmandssystem?

Prisen varierer meget.

Nogle systemer kræver abonnement fra første dag. Andre tager betaling pr. bruger, chauffør eller bil.

Der findes også løsninger, hvor det er muligt at starte gratis og senere vælge flere funktioner.

Det vigtigste er at se på, hvad der faktisk er inkluderet i prisen.

Et billigt system er ikke nødvendigvis billigt, hvis det mangler funktioner, der senere kræver ekstra software eller manuelt arbejde.

Hvem passer Boxboxbox til?

Boxboxbox er udviklet til mindre vognmænd og transportvirksomheder.

Systemet samler blandt andet transportplanlægning, biler, chauffører, gentagne ture, kørselssedler og fakturering.

Fokus er på at gøre den daglige drift enkel og overskuelig.

Boxboxbox kan blandt andet bruges af vognmænd, kurervirksomheder, flyttefirmaer og andre mindre virksomheder med egne transportopgaver.

Hvad skal du spørge om, før du vælger?

Inden du vælger et vognmandssystem, kan du stille nogle enkle spørgsmål.

Kan jeg hurtigt oprette en tur?

Kan jeg se alle dagens ture samlet?

Kan jeg administrere biler og chauffører?

Kan chaufføren få de nødvendige oplysninger?

Kan systemet håndtere gentagne ture?

Kan dokumentationen samles digitalt?

Kan turene bruges direkte videre til fakturering?

Er systemet enkelt nok til, at jeg faktisk kommer til at bruge det?

Hvis svaret er ja til de spørgsmål, er du allerede langt.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er et vognmandssystem?

Et vognmandssystem er software til planlægning og administration af transportopgaver, chauffører, biler, dokumentation og fakturering.

Er et vognmandssystem det samme som et TMS-system?

Begreberne overlapper i praksis. TMS betyder Transport Management System og bruges om software til styring og administration af transport.

Kan små vognmænd bruge et vognmandssystem?

Ja. Et vognmandssystem kan være relevant både for enkeltmandsvirksomheder og mindre transportfirmaer med flere chauffører og biler.

Hvilke funktioner er vigtigst?

For mindre virksomheder er de vigtigste funktioner typisk transportplanlægning, chauffører, biler, kørselssedler, gentagne ture og fakturering.

Er Boxboxbox et vognmandssystem?

Ja. Boxboxbox er et transportstyringssystem udviklet til mindre vognmænd og transportvirksomheder.